Tips til booking af en foodtruck

Vi har udarbejdet denne guide til, hvilke overvejelser man kan gøre sig, når man booker en foodtruck. Den er lavet ud fra egne erfaringer, "efterretninger" fra kunder og andre foodtruckere vi kender i branchen samt andre kilder. Den er ikke en guide til alt i processen, men til de emner vi har oplevet der kan volde udfordringer.

Det gælder både, hvad man kan forvente af foodtrucken, men også hvad du selv kan gøre, for at din foodtruckoplevelse bliver en succes!

Indgåelse af aftale

Nedenfor er de primære punkter vi synes, du bør være opmærksom i din dialog med foodtrucken, så I mindsker chancen for uoverensstemmelser.

Serveringsvindue og starttidspunkt

Der er stor forskel på, hvor mange kuverter foodtrucks kan servere i timen, og vil du gerne undgå at de sidste gæster ikke får for sent mad, er det vigtigt med en forventningsafstemning om, hvor hurtigt den foodtruck du er i dialog med, kan betjene det antal gæster du har. Det vil sige, hvor langt skal dit serveringsvindue være.

Et vigtigt valg er samtidig, hvornår gæsterne får servering fra. Har man haft et længerevarende arrangement dagen igennem eller en lang arbejdsdag før firmaarrangementet, kan man overveje, at starte servering tidligt. Ved et sent spisetidspunkt kan sulten bygge sig for meget op, og når først foodtrucken åbner, stormer gæsterne hen til trucken der ikke har chance for at følge med. Det kan skabe kø og irritation. Husk derfor at tænke på hvad er et godt starttidspunkt er ift. arrangementet som helhed.

Vi oplever nogle gange ønsker fra kunder om, at foodtrucken skal være åben for servering over et relativt langt serveringsvindue; også selvom vi sagtens kan betjene arrangementets gæster på meget kortere tid. Vores erfaring er her, at vi blot står og kigger ud i luften i flere timer og kun betjener enkelte gæster. Da tid - som i alle andre brancher - er lig løn, kan man som kunde undgå ekstra udgifter ved ikke at have foodtrucken i længere tid end det der reelt er behov for.

Aftal også ankomsttidspunkt og vær klar

Nogle foodtrucks skal bruge kort tid på at klargøre, andre længere; det betyder normalt mindre, da det er foodtruckens sag. Det vigtigste er, at man får aftalt et ankomsttidspunkt, og at man som kunde har en person klar til at tage imod. Det er jo et nyt sted for foodtruckens medarbejdere, der har behov for anvisninger til hvor foodtrucken skal holde, hvor får man strøm fra mv.

Husk at spørge om allergier, vegetarer mv.

De fleste er gode til at aftale menuen ud fra foodtruckens normale sortiment. Udover det naturligvis er vigtigt at få klarlagt, hvad menuen man betaler for indeholder, så kan man også spørge ind til de hensyn som du ved dine gæster har. Foodtrucken er givetvis blevet mødt af spørgsmål om særhensyn til f.eks. vegetarer, de mest gængse allergier mv. tidligere og har gode løsninger på plads allerede.

Du kan bruge dit eget service

Som regel har foodtrucken engangsservice med samt servietter, træbestik mv. Nogle kunder ønsker dog at benytte eget service og bestik. Det bør ikke være noget problem for foodtrucken at håndtere. Husk dog bare at aftale det på forhånd og levere det til foodtrucken i god tid, mens den er i gang med at klargøre.

Ekskl. eller inkl. moms priser og betaling

Da foodtrucks bookes af virksomheder og private personer benyttes der i flæng både inkl. og ekskl. moms priser. Hvis det ikke fremgår klart af din dialog med foodtrucken, hvad der er tale om, så sørg for at få det præciseret. Samtidig er der stor forskel på hvornår der skal ske betaling. Nogen vil have hel eller delvis betaling inden arrangementet, andre kortbetaling på dagen eller en faktura til efterfølgende betaling. Sørg for at forventningsafstemme hvornår betaling skal ske.

Hav det praktiske på plads

De praktiske forhold for foodtrucken skal være i orden, så der ikke skal bruges uventet tid på at finde nye løsninger mellem dig og foodtrucken. Det kan hurtigt medføre, at foodtrucken ikke kan servere til den aftalte tid, hvilket igen kan skabe frustration for de sultne gæster. Derfor er her de vigtigste ting, du bør tænke over i din dialog med foodtrucken.

Strøm

Det er vigtigt at afklare om man som kunde kan levere det strøm foodtrucken har behov for. Nogle foodtrucks benytter et helt almindeligt 230V stik, andre benytter et 16AMP stik (som langt fra alle husholdninger har), nogle kan både 16AMP, men 230V til nøds, og endeligt er der nogle trucks der har egen strøm via generator.

Man skal også være opmærksom på hvor tæt på strømmen er ift. hvor foodtrucken skal holde. Skal man f.eks. være i en have langt væk fra huset, er det ikke sikkert den ledning foodtrucken medbringer kan række.

Sørg derfor for at afklare om du kan matche strømbehovet samt afstanden til strøm inden arrangement med den foodtruck du vælger.

Plads, højde og (plant) underlag

Der skal selvfølgelig være plads til foodtrucken på det sted, man har i tankerne. Vi oplever, at det glemmes, at en foodtruck ofte, har en ret stor låge der svinger op. Det er derfor vigtigt, at være opmærksom på den specielt store bredde, der kan være behov for.

Hvis der er en port ved indkørslen eller andet der begrænser i højden, kan det også være en faktor for foodtrucken. Nogle foodtrucks har et skilt, udsugning eller andet på taget, hvilket gør foodtrucks højere end det man er vant til.

Endeligt bør man have et øje på underlaget. Er det nogenlunde plant? Skal foodtrucken holde på skrånende terræn kan det påvirke brug af f.eks. fritureapparater. Selv har vi altid kørekiler med og kan rette op på det meste.

Skal foodtrucken holde på græs/jord og der er udsigt til regn, er det godt at have en alternativ placering eller være sikker på, man kan hjælpe foodtrucken fri ved afgang, hvis det bliver pløret.

Specielle hensyn til fredede bygninger og lignende

Foodtrucks kan komme ud til specielle forhold, f.eks. fredede bygninger som kan lejes til større arrangementer. Her kan der være mange restriktioner på brug af gas, mængden af benzin i foodtruckens benzintank mv. der ændrer på foodtruckens mulighed for at fungere på normal vis. Der er selvsagt vigtigt at eventuelle restriktioner gennemgås tidligt i forløbet.

Sørg for et løbende flow af gæster til foodtrucken

Selvom du har valgt et godt serveringstidspunkt, vil der altid være en peakperiode med flere gæster der vil spise. Det vil nærmest altid være i starten af serveringsvinduet ved normal spisetid. Afhængig af arrangementets størrelse, kan det være en fordel at aftale med foodtrucken, hvordan man får fordelt gæsterne mere hen over serveringsvinduet.

Det kan til mindre arrangementer være ved f.eks. at tage det bord for bord eller blot oplyse gæsterne, at de skal gå løbende hen til foodtrucken, når køen er mindre. Til større arrangementer kan man f.eks. bruge et nummersystem.

Uanset hvordan man gør det er erfaringen, at det er vigtigt at få fordelt gæsterne hen over serveringsvinduet, da det er de færreste som synes det er specielt interessant at stå i kø.

Pris og kvalitet hænger sammen

Sidst, men ikke mindst, så er der jo det med prisen. Som i andre brancher, er der som regel en sammenhæng mellem pris og kvalitet. Vi vil ikke vejlede i hvad den rigtige pris er - det kommer jo an på den enkeltes pengepung - men vi vil blot minde om, at hvis noget virker eller er meget billigt, så er der som oftest en god grund!

Udfyld kontaktformularen / ring: 52 68 2121 / mail: info@smokestack-bbq.dk, hvis du har interesse i, at have os med til dit event. Se mere om at leje vores foodtruck her.